УНИВЕРСИТЕТ ТРЕТЬЕГО ВОЗРАСТА

Электронные таблицы

  Excel – это широко распространенная компьютерная программа. Нужна она для проведения расчетов, составления таблиц и диаграмм, вычисления простых и сложных функций.

   На большинстве компьютеров есть набор (пакет) программ Microsoft Office. Эти программы принято называть «офисными», так как они незаменимы при работе в офисе. Самые популярные офисные программы – Microsoft Word и Microsoft Excel.

  Microsoft Word – это программа для печати текста и составления документов. О ней Вы сможете узнать из уроков разделаMicrosoft Word. А сейчас поговорим подробнее о программе Microsoft Excel, или сокращенно Excel (эксэль).

Зачем нужен Эксель

  Excel – это программа, которая нужна, в первую очередь, бухгалтерам и экономистом. Ведь в ней можно составлять таблицы (отчеты), производить вычисления любой сложности, составлять диаграммы. Причем, все это можно сделать без особого труда и невероятных познаний.

  Можно сказать, что Excel – это большой и мощный калькулятор с множеством функций и возможностей. Но это вовсе не означает, что Вам нужно уметь пользоваться всем тем, что «умеет» эта программа.

Что из себя представляет программа Excel

  Программа Microsoft Excel представляет из себя большую таблицу, в которую можно вносить данные, то есть печатать слова и цифры. Также, используя функции этой программы, можно производить с цифрами разные манипуляции (складывать, вычитать, умножать, делить и многое другое).

  Многие думают, что Excel – это только таблицы. То есть они убеждены, что все таблицы на компьютере составляются только в этой программе. Это не совсем верно.

   Да, действительно, Excel представляет из себя таблицу. Но эта программа нужна, в первую очередь, для вычислений. Если требуется не только расчертить таблицу со словами и цифрами, но еще и произвести с цифрами какие-либо действия (сложить, умножить, вычислить процент и т.д), то тогда Вам нужно воспользоваться программой Microsoft Excel. А если же Вам нужно составить таблицу без вычислений, то есть ввести уже готовые данные, то быстрее и удобнее это сделать в программе Microsoft Word.

    Если сравнивать программу Microsoft Excel с программой Microsoft Word, то Excel, конечно, сложнее. И лучше начинать работать в этой программе после того, как освоите Word. Чтобы изучить Excel досконально, потребуется немало времени. Но, как показывает практика, большинству для работы нужно всего-то «научиться считать». То есть прочитать и проработать два-три урока этого раздела.

Как открыть программу Excel

     Нажмите на кнопку «Пуск» в левом нижнем углу экрана.

 

Пуск Windows XP или Пуск Windows 7

 

  Откроется список. Нажмите на пункт «Программы» (Все программы).

Все программы

   Появится новый список. Найдите пункт «Microsoft Office» и нажмите на него. Если такой надписи Вы не найдете, то, скорее всего, пакет офисных программ (в том числе программа Microsoft Excel) не установлен на Вашем компьютере.

Microsoft Office

   И, наконец, откройте программу Microsoft Excel.

Microsoft Excel

    Вот как выглядит программа Microsoft Excel (версия 2003):

Microsoft Excel 2003

   А вот так выглядит Excel более современной версии (2007-2010):

Microsoft Excel 2007

 

   

  Откройте программу Microsoft Excel (Пуск – Программы - Microsoft Office - Microsoft Office Excel).

Microsoft Excel

   В верхней части этой программы находятся кнопки для редактирования таблицы:

Кнопки Microsoft Excel 2003

   Так они выглядят в программе Microsoft Excel 2003. А вот так – в Microsoft Excel 2007-2010:

Кнопки Microsoft Excel 2007

  После этих кнопок находится рабочая (основная) часть этой программы. Она представляет из себя расчерченную таблицу.

Таблица Excel

   Каждая клеточка этой таблицы называется ячейка.

Ячейка Excel

  А теперь обратите внимание на самые верхние ячейки таблицы. Они выделены другим цветом и называются A, B, C, D и т.д.

Столбцы Microsoft Excel

   На самом деле, это не ячейки, а названия столбцов ячеек. То есть, получается, у нас есть столбик с ячейками A, столбик с ячейками B, столбик с ячейками C и так далее.

  Также обратите внимание на небольшие прямоугольники с цифрами 1, 2, 3, 4 и т.д. в левой части программы Excel. Это тоже не ячейки, а названия строк ячеек. То есть, получается, таблицу также можно поделить на строки (строка 1, строка 2, строка 3 и т.д.).

Строки Microsoft Excel

   Исходя из этого, у каждой ячейки есть название. Например, если я нажму на первую верхнюю ячейку слева, то, можно сказать, что я нажал на ячейку A1, потому что она находится в столбике A и в строке 1.

Ячейка A1

   А на следующей картинке нажата ячейка B4.

Ячейка B1

   Обратите внимание, когда Вы нажимаете на ту или иную ячейку, то столбец и строка, в которой они находятся, меняет цвет.

   А сейчас попробуем напечатать несколько цифр в ячейке B2. Для этого нужно нажать на данную ячейку и на клавиатуре набрать нужные цифры.

Ячейка B2

  Чтобы закрепить введенное число и перейти к следующей ячейке, нажмите кнопку Enter на клавиатуре.

   Кстати, ячеек, строк и столбцов в Excel’е неограниченное количество. Вы можете заполнять таблицу хоть до бесконечности.

Кнопки Excel

   Рассмотрим некоторые из кнопок в верхней части программы Excel. В этом уроке мы поговорим о самых популярных кнопках, с остальными же познакомимся в следующих уроках. Кстати, эти же кнопки есть и в программе Word.

Изменяем шрифт - шрифт. То, каким стилем будет написан текст.

Размер букв - размер букв

Полужирный Курсив Подчеркнутый - начертание (полужирный, курсив, подчеркнутый)

По левому краю По центру По правому краю - при помощи этих кнопок можно выровнять текст в ячейке. Поставить его слева, по центу или справа.

Отменить - нажав на эту кнопку, можно отменить предыдущее действие, то есть вернуться обратно на один шаг.

Цвет текста - при помощи этой кнопки можно изменить цвет текста. Чтобы выбрать цвет, нужно нажать на маленькую кнопку со стрелкой.

Цвет ячейки - при помощи этой кнопки можно закрасить цветом ячейку. Чтобы выбрать цвет, нужно нажать на маленькую кнопку со стрелкой.

Как составить таблицу в Excel

 

   Несколько слов об оформлении таблиц в Excel’e.

   Посмотрите на уже составленную в Excel’e небольшую таблицу:

Таблицы Excel

  Верхняя часть таблицы – это шапка.

Шапка Excel

  На мой взгляд, сделать шапку – это самое трудное в составлении таблицы. Нужно продумать все пункты, многое предусмотреть. Советую отнестись к этому серьезно, ведь очень часто из-за неправильной шапки приходится переделывать всю таблицу.

  За шапкой следует содержание таблицы.

Содержание таблицы

  А сейчас на практике мы попробует составить в программе Excel эту таблицу.

  В нашем примере шапка - это верхняя (первая) строка таблицы. Кстати, обычно шапка именно там и находится.

   Щелкните в ячейке А1 и напечатайте первый пункт «Наименование». Обратите внимание, что слово не помещается в ячейке. Но к этому мы вернемся чуть позже. Щелкните в ячейке В1 и напечатайте следующий пункт – «Количество». Опять же, не обращайте внимания, что слово не поместилось в ячейке.

Составить таблицу

 

 Заполните оставшиеся ячейки С1 и D1.

Составить таблицу

  А теперь приведем шапку в нормальный вид. Некоторые пункты не поместились в ячейках. Нужно расширить эти ячейки, а точнее столбцы.

  Для того чтобы расширить столбец, нужно навести курсор (стрелку мышки) на линию, разделяющую два столбца, в нашем случае на линию между столбцом А и В. Курсор поменяется и примет вид необычной двусторонней стрелки черного цвета.

  Нажмите левую кнопку мышки и, не отпуская ее, растягивайте столбец до нужной ширины.

Изменения ширины столбца

  Расширьте столбцы, в которых не поместился текст.

  Кстати, то же самое можно проделать и со строками.

  Для того чтобы расширить строку, нужно навести курсор (стрелку мышки) на линию, разделяющую две строки. Курсор поменяется и примет вид необычной двусторонней стрелки черного цвета.

  Нажмите левую кнопку мышки и, не отпуская ее, растягивайте строку до нужной ширины.

Изменения высоты строки

  Попробуйте расширить первую строку (шапку). Для этого наведите курсор на линию между строкой 1 и 2. Когда курсор поменяет вид, нажмите левую кнопку и, не отпуская ее, расширьте первую строку (шапку).

  Вернемся к нашей таблице. А точнее к шапке таблицы. Столбцы мы расширили, и теперь названия пунктов помещаются в ячейках.

Шапка таблицы

  Принято, чтобы шапка таблицы отличалась от содержимого. В нашем примере пункты шапки «толще» и «чернее», чем остальная таблица, а также ячейки закрашены серым цветом. Чтобы это сделать, нужно воспользоваться верхней частью программы Excel, а точнее кнопками.

  Нажмите на ячейку A1. Этим простым действием Вы ее выделили, то есть «сказали» программе Excel, что собираетесь что-то изменить в данной ячейке. А теперь нажмите на кнопку Полужирный в верхней части программы. Текст в ячейке стал толще и чернее (жирный).

  Конечно, таким же образом можно изменить все пункты в шапке. Но представьте, что у нас не четыре пункта, а сорок четыре пункта... Очень уж много времени это займет. Чтобы это было быстрее, нужно выделить ту часть таблицы, которую мы собираемся менять, в нашем случае, шапку.

   Есть несколько способов выделения.

- Выделение всей таблицы Excel.

  Для этого нужно нажать маленькую прямоугольную кнопку в левом углу программы, над первой строкой (прямоугольником с цифрой 1).

  Нажмите один раз и вся таблица выделится.

Выделить всю таблицу

- Выделение части таблицы.

  Для этого нужно нажать на ячейку левой кнопкой мышки и, не отпуская ее, обвести ячейки, которые нужно выделить.

  Попробуйте таким образом выделить шапку.

Выделить шапку таблицы

- Выделение столбца или строки.

  Для этого нужно нажать по названию нужного столбца

Выделить столбец

или строки

Выделить строку

  Попробуйте нажать на название первого столбца – на букву А. После этого нажмите на название первой строки – на цифру 1.

  Кстати, таким же образом можно выделить несколько столбцов (строк). Для этого нужно нажать на название столбца или строки левой кнопкой мышки и, не отпуская ее, тянуть по столбцам или строкам, которые нужно выделить.

Выделить несколько стобцов

  А теперь попробуем изменить шапку нашей таблицы. Для этого выделите ее. Я предлагаю выделить строку целиком, то есть нажать на цифру 1.

  После этого выделим ее жирным, то есть сделаем буквы в ячейках толще и чернее. Для этого нажмите кнопку Полужирный

 Также в таблице, которую нам нужно сделать, слова в шапке расположены по центру ячейки. Для этого нажмите кнопку По центру

  Напомню, что шапка должна быть выделена.

  Ну, и, наконец, закрасим ячейки в шапке светло-серым цветом. Для этого воспользуйтесь кнопкой Цвет ячейки

  Чтобы выбрать подходящий цвет, нажмите на маленькую кнопку рядом и из появившегося списка цветов выберите нужный.

Цвет ячеек

 Самое сложное мы сделали. Осталось заполнить оставшуюся таблицу. Сделайте это самостоятельно.

  А теперь последний штрих. Поменяем во всей таблице шрифт и размер букв. Напомню, что для начала нам нужно выделить ту часть, которую хотим изменить.

   Предлагаю выделить таблицу целиком. Для этого нажмите кнопку Выделить всю таблицу

  Ну, и поменяем шрифт и размер букв. Нажмите на маленькую кнопку со стрелкой в поле, которое отвечает за шрифт.

Изменяем шрифт

  Из появившегося списка выберите какой-нибудь шрифт. Например, Arial.

  Кстати, шрифтов в программах из набора Microsoft Office очень много. Правда, не все они работают. Убедиться в том, что их много, можно, нажав на маленькую кнопку со стрелкой в конце поля для выбора шрифта и прокрутив колесико на мышке (или передвинув ползунок с правой стороны появившегося окошка).

  И поменяйте размер букв. Для этого нажмите на маленькую кнопку в поле с выбором размера букв и из списка выберите нужный размер. Предлагаю выбрать размер 12. Напоминаю, что таблица должна быть выделена.

Размер букв

  Если вдруг буквы перестанут помещаться в ячейки, всегда можно расширить столбец, как мы это делали в начале составления таблицы.

  И еще один очень важный момент. На самом деле, составленная нами таблица на печати будет без границ (без перегородок). Выглядеть она будет вот так:

Таблица

 Если Вас не устраивает такой "безграничный" вариант, необходимо выделить таблицу.            Воспользуйтесь вот этой кнопкой - Выделить всю таблицу

 После этого нужно нажать на маленькую кнопочку со стрелкой в конце кнопки, которая отвечает за границы.

Границы

  Появится список. Выберите пункт "Все границы".

Все границы

  Если Вы все сделали правильно, то у Вас получится вот такая таблица.

Готовая таблица Excel

           

ГБУСО МО ЦСО "Серпуховский городской дом ветеранов"
Московская область, г. Серпухов, ул. Советская 34, тел.: 8 (4967) 72-46-23

Яндекс.Метрика